 |
| Keempat Badan Pengurus Harian Inti Ipmanapandode Yogyakarta dan Solo Masa Periode 2017-2019/ Foto: Facebook-Hed |
Ipmanapandode-Joglo- Kita sebagian besar Pelajar dan Mahasiswa dari paguyuban Nabire, Paniai, Dogiyai dan Deiyai dari Yogyakarta-Solo yang saat itu (14/1/17) pas Re-Organisasi hadir sudah saksikan bersama, bahwa berdasarkan hasil pemilihan, dari awal, pertengahan sampai akhir, yang terpilih jadi Ketua Badan Pengurus Harian Ipmanapandode Joglo dengan suara paling banyak untuk masa bhakti 2017-2019 adalah atas nama Manfred Kudiai. Sedangkan Wakil Ketua: Yanuarius Tatago, Sekretaris: Fransiskus Tigi, dan Bendahara: Daud Agapa. Bawahannya sementara belum disesuaikan oleh pengurus inti yang terpilih kemarin.
Saya dengan kapasitas saya sebagai anggota dalam organisasi ini mau beri sedikit catatan untuk ketua dan jajarannya yang baru. Ini tidak jauh berbeda dengan yang pernah saya sampaikan saat evaluasi pas sebelumnya. Intinya antara badan pengurus inti harus sering bikin semacam rapat intern (pertemuan khusus antara pengurus inti). Karena itu akan ada dampaknya. Misalnya satu bulan sekali, atau dua kali tergantung maunya BPH yang baru. Biar ada gambaran, seperti dikutip dari sini, saya akan paparkan sekilas mengenai briefing. Briefing ini biasanya lebih lazim dilakukan di perusahaan. Nanti silahkan untuk disesuaikan.
Briefing itu sama dengan pengarahan. Briefing harus diberikan setiap saat kepada para karyawan dan bawahan untuk mensosialisasikan aturan-aturan dan kebijakan-kebijakan yang telah dibuat. Dan ini harus dibiasakan. Tak terlalu penting mengenai materi yang akan disampaikan saat briefing itu apa dan bagaimana, bahkan kalau tidak ada materi pun setidaknya membiasakan berkumpul bersama di setiap pagi ataupun petang hari itu penting. Karena kalau sudah terbiasa, maka apabila ada informasi yang sangat penting untuk disampaikan, seorang leader tidak perlu susah lagi untuk mengundang rapat atau mengumpulkan para karyawan. Bahkan hanya dari berkumpul bersama biasanya suatu ide akan muncul secara tak terduga. Benar, toh?
Ini. Secara umum dari tujuan briefing: (1) Memberikan pengarahan tentang kinerja bawahan supaya tetap sesuai dengan visi dan misi organisasi. (2) Mengingatkan para bawahan supaya selalu menerapkan Standar Operational Prosedur di setiap pekerjaan-pekerjaan yang dilakukannya. (3) Menyampaikan informasi-informasi yang dianggap penting dalam pelaksanaan pekerjaan. Dan (4) Menyamakan dan memberitahu pemikiran dari pimpinan kepada para bawahannya, sehingga para bawahan sejalan dan mengikuti pemikiran pemimpinnya tersebut.
Pada perusahaan-perusahaan besar, briefing dilakukan setiap pagi sebelum karyawan mulai bekerja, dan setiap sore atau malam sebelum pulang. Briefing pagi bertujuan untuk membahas rencana kerja serta target-target yang akan dicapai pada hari itu. Briefing sore adalah untuk mengevaluasi kerja dan pencapaian target yang telah dilakukan pada hari itu.
Briefing dilakukan dalam waktu yang bervariasi tergantung kebutuhan. Bisa 10 menit, bahkan mungkin juga selama 1 jam. Lama atau tidaknya suatu briefing tergantung dari faktor urgensi materi yang dibahas. Namun harus diingat, bahwa kunci briefing adalah singkat, padat, dan jelas. Jangan membuang-buang waktu dengan membahas sesuatu hal yang sebenarnya tidak membutuhkan banyak waktu.
Hal ini tujuannya supaya pekerjaan yang akan dilakukan tidak tertunda pelaksanaannya, dan menghindari kebosanan para bawahan yang menyebabkan mereka menjadi malas untuk mengikuti briefing di hari-hari selanjutnya. Pakai bahasa komunikasi yang efektif agar pesan-pesan yang disampaikan dapat diterima dengan baik oleh para bawahan.
Disini ada beberapa hal yang biasanya bikin briefing gagal untuk dilakukan, yaitu: (1) Pemimpin dan karyawan sama-sama tidak berdisiplin dalam menerapkan kebiasaan briefing. (2) Pemimpin terlalu percaya diri dengan kemampuannya sehingga merasa tidak perlu melakukan briefing. (3) Pemimpin merasa kurang percaya diri dan kehilangan ide/materi yang akan disampaikan dalam briefing, sehingga untuk melindungi ketidakpercayaan dirinya tersebut, maka briefing ditiadakan. (4) Karyawan atau bawahan menganggap briefing adalah tidak penting, dan merasa tidak ada manfaatnya dalam mengikuti briefing.
Ada lagi untuk menghindari agar suatu briefing gagal dilakukan, yaitu: Pertama: Membiasakan briefing. Ini adalah yang paling utama. Pada awalnya menerapkan suatu sistem sangatlah berat, dan mungkin juga banyak penolakan-penolakan dari para bawahan. Namun apabila hal tersebut dipaksakan untuk dilakukan, maka kebiasaan tersebut akan tumbuh dengan sendirinya. Dan pada akhirnya akan timbul suatu keadaan dimana suatu pekerjaan akan kurang kalau tidak ada briefing. Kedua: Pada waktu pelaksanaan briefing, sebaiknya dilakukan dengan suasana yang santai tapi penuh perhatian. Tidak perlu bersikap formal dan kaku dalam menyampaikan materi.
Cukup dengan bahasa yang biasa saja dan bersuasana kekeluargaan. Hal ini bukan saja semakin mendekatkan satu sama lain, tapi juga keadaan organisasi akan menjadi lebih hidup dan menyenangkan karena penyampaian ide-ide atau keluhan-keluhan dilakukan secara terbuka. Ketiga: Bikinlah materi briefing yang menarik dan tidak membutuhkan waktu yang lama. Materi briefing tidak perlu panjang lebar, cukup hal-hal pentingnya saja. Hal ini adalah untuk melindungi kebosanan para bawahan yang ujung-ujungnya adalah menjadi malas untuk mengikuti briefing. Itulah beberapa hal seputar briefing, dan pentingnya briefing dalam kehidupan berorganisasi, baik organisasi bisnis, pemerintahan, ataupun yang lainnya. Jangan sepelekan suatu hal kecil, karena hal itu akan berakibat fatal.
Briefing adalah hal yang kecil, tapi kalau tidak dilakukan, maka kegiatan organisasi akan terhambat, karena informasi-informasi penting dan detail tidak sampai kepada para bawahan. Dan kehilangan korelasi. Tapi saya yakin, kaka Manfred bisa mendalangi bawahannya, dan kami semua yang tergabung dalam Ipmanapandode Yogyakarta dan Solo ke yang lebih baik. (Herman E. Degei)
Sumber: Sapusuara
0 comments:
Post a Comment